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Une partie de vos collaborateurs travaille en mode hybride ? Vous l’avez sans doute constaté, il n’est pas toujours facile de gérer des équipes à distance lorsqu’on est manager. Organisation, communication, travail collaboratif… Découvrez une sélection d’outils numériques pour vous aider à surmonter les défis du travail à distance et faciliter les échanges, la coordination et le suivi de projets !
Comment garantir une communication transparente et efficace ?
Dans un contexte hybride où vos collaborateurs sont répartis entre plusieurs lieux géographiques, une communication constante et transparente est indispensable pour assurer des échanges fluides et maintenir la motivation et l’engagement de tous, malgré la distance.
Au-delà des échanges strictement professionnels, il est également important d’aménager des espaces virtuels propices aux discussions informelles afin de renforcer les relations entre individus et la cohésion d’équipe.
Plusieurs familles d’outils de communication peuvent vous aider à répondre à ces objectifs, telles que :
- Les applications de messagerie instantanée, comme WhatsApp Business ou Slack qui centralisent les échanges dans des groupes distincts, en fonction des équipes et des projets. Certains groupes peuvent par ailleurs être réservés aux échanges plus informels entre collaborateurs, sans que le manager n’y participe ;
- Les plateformes de visioconférence, comme Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet vous permettent d’organiser des réunions en ligne en « face-à-face », grâce à des webcams. Elles contribuent à rendre les échanges plus humains dans un contexte hybride.
Comment faciliter le travail collaboratif à distance ?
En mode hybride, vos collaborateurs doivent pouvoir partager facilement des documents entre eux et se réunir (au moins virtuellement) lorsque c’est nécessaire.
Les plateformes de visioconférences que nous venons d’évoquer facilitent l’organisation de réunions sur des projets spécifiques. Mais certains outils collaboratifs sont plus particulièrement adaptés aux défis du travail hybride, comme les logiciels de partage de documents, tels que Google Workspace et Microsoft 365.
Grâce à ces outils, vos collaborateurs travaillant sur un même projet peuvent co-éditer des documents partagés et faire des modifications synchronisées en temps réel, rendant visibles les contributions de chacun et garantissant que tous vos collaborateurs, en télétravail ou au bureau, auront accès aux mêmes informations.
Comment suivre efficacement l’avancement des projets ?
Suivre l’état d’avancement des projets et savoir où en est chacun des membres de votre équipe dans sa liste de tâches est une autre difficulté à surmonter en mode hybride.
Comme leur nom l’indique, les logiciels de gestion de projet, comme Trello, Asana et Monday.com, facilitent la coordination entre les parties prenantes d’un même projet. Vous pouvez, par exemple, attribuer des responsabilités et des tâches à chaque membre de votre équipe et suivre leur avancement en temps réel. Ces outils vous permettent d’avoir une vue d’ensemble sur tous vos projets et garantissent que chaque collaborateur dispose du même niveau d’information, quel que soit son lieu de travail.
Certains de ces outils incluent également des tableaux de bord personnalisés pour suivre certains indicateurs, comme le nombre de tâches réalisées, le respect des délais et les performances individuelles.
Technologies et outils pour la gestion à distance : ne négligez pas les enjeux de cybersécurité !
Si la mise en place d’outils numériques présente de nombreux avantages pour le travail hybride, elle comporte aussi quelques risques lorsque leur usage n’est pas encadré. Fuite de données, piratage de comptes, hameçonnage (phishing) ou accès non autorisé à des informations sensibles peuvent avoir des conséquences financières, techniques et réputationnelles importantes pour votre entreprise.
Pour limiter ces risques, privilégiez des solutions conformes aux normes de cybersécurité les plus robustes, mettez en place des politiques d’accès claires et sensibilisez vos équipes aux bonnes pratiques numériques.
Comment apprendre à gérer une équipe à distance ? Quelques conseils additionnels
Pour faciliter la gestion de vos équipes en mode hybride et pleinement exploiter le potentiel de ces outils, vous devez définir des routines de communication, des processus de suivi des échanges ou encore déterminer quel outil utiliser dans chaque situation.
Il est également conseillé de développer vos compétences en communication et en management à distance via la formation continue.
L’UDD centre de formation Entreprises vous propose la formation en management d'équipe à distance pour maîtriser ces compétences - Les fondamentaux pour manager une équipe en télétravail ou en travail hybride.
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