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Entretien annuel vs entretien professionnel : quelles différences ? Comment les optimiser ? Pour parler de ces importants outils de pilotage RH, Sylvain Deneux, Responsable de notre Centre de formation entreprises, a organisé un webinaire le 31 octobre dernier. 140 personnes ont suivi les échanges en direct, au cours desquels Sébastien François, DRH et formateur, spécialiste en ressources humaines, a apporté ses éclairages et partagé les bonnes pratiques afin d’aider les RH et managers à (bien) mener ces entretiens.
Entretien professionnel : un rendez-vous obligatoire
Sébastien François a débuté le webinaire en posant la différence fondamentale entre les deux types d’entretiens : l’entretien annuel permet de faire une évaluation, il est facultatif ; l’entretien professionnel est une projection dans l’avenir et il est obligatoire. Il a ainsi posé le contexte juridique, expliquant qu’il faut remonter à 1971 pour trouver l’origine de l’entretien professionnel : l’objectif était d’impliquer le collaborateur dans son développement professionnel. La dernière loi - celle du 5 septembre 2014 modifiée par celle du 5 septembre 2018 - a rendu obligatoire l’entretien professionnel et a introduit la notion du bilan à 6 ans. Sa vocation ? Faire un focus sur son activité et pouvoir se projeter dans le futur.
Entretien professionnel : un outil d’évolution de carrière
La vraie singularité de l’entretien professionnel par rapport aux autres outils de développement est « sa vocation d’accompagner le collaborateur dans l’entreprise mais aussi vers l’extérieur ». Cet échange aborde le sujet de « la montée en compétences et la possibilité de faire un autre métier, pas forcément au sein de l’entreprise ». L’entretien professionnel permet d’avoir une vision globale contrairement à l’entretien annuel qui va faire un focus sur l’année écoulée. C’est un dialogue approfondi basé sur le développement des compétences. Son fondement juridique indique qu’il est destiné à tous ceux qui ont un contrat de travail avec l’entreprise, il doit avoir lieu tous les deux ans, et doit ensuite faire l’objet d’une formalisation écrite.
Cet entretien peut être organisé plus fréquemment lors d’un retour de congés (maternité, maladie...) par exemple, ou à l’occasion de la fin d’un mandat syndical.
Le salarié peut-il le refuser ? Oui mais dans ce cas, les textes sont clairs : il faut l’indiquer noir sur blanc et donc rédiger une formalisation écrite du refus.
Attention, Sébastien François rappelle que les entreprises ne doivent pas prendre cet entretien à la légère : « Ne pas le respecter expose à une pénalité de 3000 € par salarié (sous forme d’abondement du CPF) ». Cela étant valable pour les structures de plus de 50 salariés.
Les atouts de l’entretien professionnel
Pour l’entreprise, il favorise le dialogue et la mise en place d’une politique de formation plus performante. Il permet d’instaurer un droit à l’évolution professionnelle pour tous les salariés dans l’entreprise, de suivre et d’apprécier l’évolution des compétences. Ce temps d’échange offre la possibilité au salarié d’être acteur de sa progression professionnelle et de faire part de ses aspirations.
Il donne à l’entreprise l’occasion de faire circuler l’information et de partager sa stratégie, dans une dynamique de « management participatif ». Pour le salarié, c’est une opportunité d’être mieux intégré et de s’approprier plus facilement les choix stratégiques.
Les bonnes pratiques de l’entretien professionnel
Sébastien François insiste sur la nécessité d’organiser cet entretien dans de bonnes conditions : il est nécessaire d’être bien accompagné par sa hiérarchie afin de clarifier les objectifs, d’avoir une écoute active, de se saisir de cet échange pour évaluer les performances dans l’optique d’une évolution future et mettre en place si besoin, un plan d’action. Autant de bonnes pratiques qui auront pour effet de faire de l’entretien professionnel un moment productif qui renforcera l’engagement du salarié.
Notre expert juge préférable que cet entretien se fasse entre le manager et le collaborateur : « Même s’il est parfois mené par les RH ou le service Formation, le manager direct est le mieux placé ». Cet entretien doit être personnalisé (il n’a pas vocation à être dupliqué), le manager ne doit pas prendre parti et savoir respecter le(s) choix du collaborateur. Ce temps d’échange sera mal vécu s’il est mal préparé.
L’entretien annuel : un outil de performance
Passons à l’entretien annuel d’évaluation qui, comme le précise Sébastien François, « n’a rien à voir avec l’entretien professionnel », tout d’abord parce qu’il n’est pas obligatoire. Il précise que c’est un rendez-vous périodique planifié entre le manager et l’employé, qu’il s’agit d’un « dialogue structuré durant lequel on évalue les perspectives, on inclut des objectifs. Il est axé sur des résultats ». Notre expert ajoute : « Un certain nombre d’entreprises le font évoluer au profit d’entretiens plus courts et plus récurrents, ce qui permet un meilleur suivi des objectifs ».
Guide de « bonne conduite » de l’entretien annuel
Règle numéro un : il faut écouter attentivement ce que l’employé souhaite partager. Le manager doit guider la discussion à travers des questions ouvertes. Il doit formuler un bilan constructif en mettant l’accent sur les points forts et les axes d’amélioration, en incluant le négatif aussi. Les deux protagonistes doivent coconstruire un suivi des engagements du collaborateur.
Pour mener cet entretien, il est nécessaire d’« être le plus factuel possible, d’où l’importance d’accompagner les managers pour qu’ils soient à l’aise avec l’exercice ».
Les avantages de chaque entretien
L’entretien professionnel offre des opportunités de progression, il donne lieu à un feedback personnalisé, il offre la possibilité de renforcer la motivation, d’ajuster le plan de développement des compétences en fonction des évolutions. « Nous sommes sur le potentiel, pas sur le résultat » indique Sébastien François.
Concernant l’entretien annuel, il permet une évaluation globale, il est un outil de reconnaissance (qui peut passer par évolution salariale), un moment de dialogue approfondi sur des sujets stratégiques, et surtout, un temps privilégié pour définir des besoins de formations.
Des formations proposées par le Centre de formation entreprises
Sylvain Deneux a conclu en rappelant que « Le CFE propose des formations, d’abord à destination des managers et des RH sur la conduite des entretiens, mais aussi à destination des collaborateurs pour les aider à s’y préparer » : « Mener efficacement mes entretiens professionnels », « Mener efficacement les entretiens annuels », « Les grandes missions du responsable RH », etc. Toutes les formations sont répertoriées dans le catalogue du CFE.
Envie d’approfondir ce sujet ? (Re)découvrez la présentation de Sébastien François et les réponses posées par les participants qui ont enrichis les échanges sur ce sujet, notamment en matière de jurisprudence.
